Zamawiający wszczynając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego może określić warunki udziału w postępowaniu. Celem określenia warunków udziału w postępowaniu jest dopuszczenie do udziału w postępowaniu wyłącznie tych Wykonawców, którzy posiadają odpowiedni potencjał, aby zrealizować zamówienie należycie.

Zgodnie z art. 57 Pzp o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu. W przypadku, gdy Zamawiający określi warunki udziału w postępowaniu, wskazuje również w jaki sposób Wykonawcy mogą potwierdzić ich spełnienie (art. 124 Pzp). W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy składają podmiotowe środki dowodowe. Są to dokumenty opisane w dokumentacji przetargowej przez Zamawiającego (art. 124 Pzp), które potwierdzają Zamawiającemu spełnienie warunków.

Zgodnie z art. 126 ust. 1 Pzp Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.

Oznacza to, że Zamawiający po dokonaniu oceny ofert wzywa Wykonawcę, którego oferta jest najkorzystniejsza do złożenia podmiotowych środków dowodowych, w tym również podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu.

Zgodnie z tym przepisem dokumenty składane przez Wykonawcę powinny być aktualne na dzień złożenia. Niektóre dokumenty składane w postępowaniu mają określoną przepisami ważność, np. informacja z KRK jest ważna przez 6 miesięcy od daty wystawienia, zaświadczenie o braku zalegania z zapłatą podatków – 3 miesiące, referencje wydane w trakcie realizacji umowy – 3 miesiące. Oznacza to, że w chwili, gdy Wykonawca składa Zamawiającemu podmiotowe środki dowodowe – muszą być one aktualne, czyli ważne. W takiej sytuacji, zgodnie z przepisami ustawy Pzp dokument ten będzie potwierdzał informacje w nim zawarte. W praktyce oznacza to, że dokument taki może zostać wydany po terminie składania ofert i zostać uznany za ważny i potwierdzający, np. brak podstaw wykluczenia.

Jednak należy mieć na uwadze treść art. 57 Pzp, zgodnie z którym o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu, o ile zostały one określone przez zamawiającego. Zgodnie bowiem z tym przepisem Wykonawcy już na etapie składania ofert nie mogą podlegać wykluczeniu oraz muszą spełniać warunki udziału w postępowaniu.

W związku z tym kwestię spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia oraz aktualność dokumentów, które ten stan rzeczy potwierdzają – należy rozpatrywać oddzielnie.

Dzieje się tak, ponieważ na etapie składania ofert Wykonawcy składają oświadczenie o braku podstaw wykluczenia oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie to jest wystarczające do momentu, gdy Zamawiający nie wezwie Wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych. W wyniku wezwania, jedynymi dokumentami potwierdzającymi spełnienie warunków udziału będą podmiotowe środki dowodowe, które zostały określone wcześniej przez Zamawiającego. Zauważyć należy, że mowa tutaj o dokumentach składanych przez Wykonawców – na różnym etapie postępowania będą wymagane inne dokumenty. Jednak nie zmienia to stanu rzeczy, które te dokumenty potwierdzają, tj. spełniania warunków udziału w postępowaniu. Podsumowując: Wykonawca musi spełniać warunki udziału w postępowaniu już w momencie upływu terminu składania ofert – jedyne co się zmienia w trakcie postępowania to rodzaj dokumentów, który to potwierdzają.

Odpowiadając na początkowe pytanie – Wykonawca już na etapie składania ofert musi spełniać warunki udziału w postępowaniu. Na wezwanie Zamawiającego musi przedstawić dokumenty, które to potwierdzą. Wykaz zrealizowanych zamówień składa się na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności zawodowej Wykonawcy (w poprzedniej ustawie był to warunek dotyczący doświadczenia Wykonawcy). Zamawiający w tym warunku określa jakie doświadczenie będzie wystarczające, aby należycie zrealizować zamówienie. Opisuje je przez wskazanie np. przedmiotu umowy, zakresu, czasu trwania, wartości umowy, czasu jaki minął od jej zakończenia. Z uwagi na to, że Wykonawca w terminie otwarcia ofert musi spełniać warunki udziału w postępowaniu – zadanie musi zostać zrealizowane na dzień składania ofert.

Zauważyć jednocześnie należy, że niektóre umowy charakteryzują się ciągłością, bądź okresowością wykonywanych prac. Dotyczy to umów takich jak np. sprzątanie, konserwacja, ochrona osób i mienia, powtarzające się dostawy. W takim przypadku Wykonawca może potwierdzić spełnienie warunku udziału w postępowaniu, pomimo tego, że umowa, na którą się powołuje – nie jest jeszcze zakończona. Jest tylko jeden warunek – umowa ta musi być zrealizowana w takim stopniu, aby zostały zrealizowane wszystkie elementy opisane w warunku udziału w postępowaniu przez Zamawiającego.

Wskazać przy tym należy, że referencje, które potwierdzają należyte wykonanie zamówienia mogą zostać wystawione po upływie terminu składania ofert. Z referencji powinno wynikać w jakim terminie umowa była realizowana.